Stagiaire of werkstudent aannemen: regels en vergoeding

Sophie de Vries

Expert in bedrijfsoprichting Amsterdam

Je bedrijf groeit en je hebt extra handen nodig. Misschien wil je wel jong talent een kans geven en tegelijkertijd je team versterken. Het aannemen van een stagiaire of een werkstudent is dan een slimme zet.

Het zorgt voor verse energie op de werkvloer en is vaak financieel aantrekkelijk.

Maar, en dit is een groot maar: er zitten regels aan vast. Veel regels. Je wilt natuurlijk niet per ongeluk de fout in gaan.

Geen zorgen, ik leg het je simpel uit. Dit is jouw handleiding voor het aannemen van een stagiaire of werkstudent, zonder ingewikkelde taal.

Stagiaire of Werkstudent: Wat is het Verschil?

Hoewel het soms door elkaar lijkt te lopen, zit er een duidelijk verschil in. Een stage is onderdeel van een opleiding. De stagiaire is primair in de leer.

Het doel is niet om uren te draaien voor de productie, maar om praktijkervaring op te doen.

De Stagiaire: Leren op de Werkvloer

De werkzaamheden staan in het teken van de opleiding en er is altijd een begeleider nodig. De stage moet relevant zijn voor de studie die de student volgt.

Een werkstudent heeft een bijbaan naast zijn of haar studie. Het hoofddoel is geld verdienen, al leert de student natuurlijk ook veel bij. De werkzaamheden zijn minder strak verbonden aan een specifiek opleidingsprogramma.

De Werkstudent: Werken naast de Studie

Het is een arbeidsovereenkomst, vaak voor een bepaalde tijd of voor een aantal uur per week.

De focus ligt op productiviteit, niet per se op leren.

De Regels: De Wet op de Stagiaire

De belangrijkste wet die je moet kennen, is de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml). Vroeger was er de AVWS, maar die is in 2018 opgegaan in deze wet.

Voor stagiairs gelden aparte regels, maar voor werkstudenten geldt in principe gewoon het minimumloon. Laten we dit helder maken.

Vergoeding: Wat Moet Je Betalen?

Geld is vaak het eerste waar je aan denkt. Wat kost het en wat mag je betalen?

Voor stagiairs is een vergoeding niet altijd verplicht, maar in de praktijk geven de meeste bedrijven wel iets. De overheid stelt wel een maximum vast. In 2024 mag een stagevergoeding niet hoger zijn dan € 1.160 bruto per maand bij een fulltime stage (40 uur per week).

Stagevergoeding in 2024

Dit bedrag is inclusief vakantiegeld. Deelt de stagiaire minder uren?

Dan moet je dit bedrag evenredig verlagen. Een stagevergoeding onder de € 500 per maand kan problemen opleveren en wordt vaak gezien als te laag. Voor een werkstudent geldt de normale regel: je moet minimaal het minimumloon betalen.

Werkstudenten: Het Minimumloon

Vanaf 1 januari 2024 is het minimumloon per uur vastgesteld op € 13,27 bruto (voor een fulltime werkweek van 40 uur). Werk je met een student die 16 uur per week werkt?

Dan tel je dit op. Let wel op: voor jongeren onder de 21 jaar gelden lagere minimumlonen.

Check dit altijd goed, want het verschil kan aanzienlijk zijn.

Duur en Uren: Hoe Lang en Hoe Veel?

Hoe lang mag een stage duren en hoeveel mag een student werken?

Stage Duur

De duur van een stage hangt af van de opleiding, maar de wetgeving rondom stagevergoedingen ziet een stage maximaal als een traject van 12 maanden. In de praktijk zijn stages vaak korter, zoals 5 of 6 maanden. Een werkstudent mag in principe werken zoveel hij of zij wil, zolang het de studie niet in de weg staat. De praktijk wijst uit dat de meeste studenten naast hun studie maximaal 16 tot 20 uur werken.

Werkstudenten Uren

Tijdens vakanties mag dit meer zijn, vaak tot 40 uur per week. Er is geen wettelijk maximum voor het aantal uren, maar de student moet wel de studie kunnen blijven volgen.

Verplichtingen voor Jou als Werkgever

Als je een stagiaire of werkstudent aanneemt, rusten er een aantal verplichtingen op je schouders. Dit is niet alleen moreel, maar vaak ook wettelijk.

• Begeleiding: Een stagiaire moet een vaste begeleider hebben. Iemand die tijd heeft om te helpen, uitleg te geven en te evalueren.
• Opleidingsgerichte taken: De taken voor een stagiaire moeten relevant zijn voor de opleiding. Je kunt ze niet zomaar alleen maar koffie laten halen of saaie administratieve klusjes geven die niets met de studie te maken hebben.
• Schriftelijke overeenkomst: Zorg altijd voor een schriftelijke stage- of arbeidsovereenkomst. Leg afspraken over uren, vergoeding, taken en begeleiding vast. Dit voorkomt misverstanden.
• Verzekering: Je bent als werkgever verplicht om een ongevallenverzekering af te sluiten voor stagiairs en werknemers. Ook voor een werkstudent geldt dat je hem of haar moet verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid.

Rechten van de Stagiaire en Werkstudent

Wat mogen ze verwachten? Dit zijn de belangrijkste rechten:

• Vakantiedagen: Zowel stagiairs als werkstudenten hebben recht op vakantiedagen. Stagiairs bouwen deze op naar rato van hun stageperiode. Werkstudenten bouwen vakantiedagen op volgens de CAO of de wet.
• Minimumloon (voor werkstudenten): Een werkstudent heeft recht op het wettelijke minimumloon. Punt uit.
• Reiskostenvergoeding: Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel gebruikelijk. Veel bedrijven vergoeden de reiskosten of bieden een OV-kaart aan. Dit maakt je bedrijf aantrekkelijker.
• Transitievergoeding: Als een dienstverband eindigt (bijvoorbeeld een tijdelijk contract voor een werkstudent), kan er onder bepaalde voorwaarden recht zijn op een transitievergoeding. Voor een stage is dit meestal niet van toepassing tenzij de stage heel lang duurt.

Belastingen en Loonheffingen

Natuurlijk ontkom je niet aan de belastingdienst. Zowel voor een stagevergoeding als voor een salaris van een werkstudent moet je loonheffingen inhouden.

Stagevergoeding: Als de stagevergoeding onder een bepaalde grens blijft (de zogenaamde nihil-grens), hoef je geen loonbelasting of premies in te houden. In 2024 is deze grens € 1.160 bruto per maand. Zit je hieronder?

Dan is de vergoeding vaak belastingvrij voor de student. Zit je erboven? Dan moet je wel loonheffingen toepassen. Werkstudenten: Voor een werkstudent geldt hetzelfde als voor elke andere werknemer. Je moet loonbelasting en premies sociale verzekeringen inhouden.

Het is slim om te checken of de student een studenten-OV heeft of recht heeft op belastingvoordeel via de loonheffingskorting.

Gebruik hiervoor de loonadministratie software, zoals AFAS of Loket.nl, of vraag een boekhouder.

De Kosten: Wat Kost Een Student Je?

Naast het bruto salaris of de stagevergoeding zitten er meer kosten verbonden aan het aannemen van een student.

• Werkgeverslasten: Dit zijn de premies voor de sociale verzekeringen (WW, WIA, ZVW). Dit is ongeveer 20% tot 22% bovenop het brutoloon.
• Administratie: Het opstellen van contracten, het bijhouden van de urenregistratie en de loonadministratie kost tijd. Deze tijd moet je ook meenemen in de kosten.
• Begeleiding: Een stagebegeleider kost tijd. Schat in hoeveel uur een collega nodig heeft om een stagiaire goed te begeleiden. Reken op ongeveer 1 tot 2 uur per week per stagiaire.

Een praktijkvoorbeeld: Als je een werkstudent aanneemt voor 10 uur per week tegen het minimumloon van € 13,27 bruto per uur, kost je dat ongeveer € 530 bruto per maand. Met de werkgeverslasten erbij zit je al snel op € 650 à € 700 per maand. Een stagevergoeding van € 600 bruto kost je als bedrijf ongeveer hetzelfde, maar dan zonder de hoge lasten (mits onder de nihil-grens).

Praktische Tips voor een Succesvolle Aanname

Hoe zorg je ervoor dat het een succes wordt?

1. Goede intake: Voer een sollicitatiegesprek. Vraag niet alleen naar de studie, maar ook naar de motivatie. Waarom willen ze bij jouw bedrijf stage lopen of werken?
2. Clear afspraken: Maak een duidelijke beschrijving van de taken. Gebruik een stage- of werkplekovereenkomst. Zet erin wat je verwacht en wat de student kan verwachten.
3. Feedbackmomenten: Plan regelmatige evaluaties. Een stagiaire heeft behoefte aan sturing. Een werkstudent wil weten of hij het goed doet.
4. Maak ze onderdeel van het team: Betrek ze bij teamoverleggen en informele activiteiten. Niets is zo vervelend als een stagiaire die in een hoekje wordt gezet.

Veelgemaakte Fouten (En Hoe Je Ze Voorkomt)

Om je te beschermen tegen valkuilen, hier een paar punten om op te letten:

• Te lage vergoeding: Bied geen stagevergoeding onder de € 500, tenzij het een korte oriënterende stage is (minder dan 5 dagen). Dit kan als uitbuiting worden gezien.
• Geen contract: Mondelinge afspraken zijn leuk, maar schriftelijk is veiliger. Zonder contract loop je risico bij geschillen.
• Verkeerde inschaling werkstudent: Behandel een werkstudent niet als een stagiaire. Betaal het minimumloon en geef geen "stagevergoeding" als het om een echte baan gaat. Dit is illegaal.
• Geen begeleiding: Neem een stagiaire aan zonder tijd vrij te maken voor begeleiding? Dan faalt het traject. Zorg voor een goede mentor.

Wanneer Kies je voor een Stagiaire en Wanneer voor een Werkstudent?

De keuze hangt af van wat je nodig hebt.

• Kies voor een stagiaire als je ruimte hebt om iemand op te leiden en je investeert in de toekomst. Het is een give-and-take: jij biedt ervaring, zij leveren frisse blikken en ondersteuning.
• Kies voor een werkstudent als je op zoek bent naar structurele ondersteuning voor lopende taken. Je wilt iemand die productief is en direct kan bijspringen, zonder dat je elke minuut hoeft uit te leggen hoe de vork in de steel zit.

Conclusie

Het aannemen van een stagiaire of werkstudent is een waardevolle investering. Het brengt leven in de brouwerij, versterkt je team en helpt je aan een potentiële toekomstige werknemer.

De regels zijn duidelijk: betaal een eerlijke vergoeding, zorg voor een contract, en bied goede begeleiding.

Houd je aan de wet en je hebt er jarenlang plezier van. Ben je er klaar voor om het talent van morgen in huis te halen?