Factuur maken: verplichte onderdelen volgens de wet
Een factuur maken: je doet het waarschijnlijk het liefst zo snel mogelijk, zodat je gewoon betaald krijgt.
Toch is het slim om even de tijd te nemen. Want als je factuur niet klopt, loop je risico.
Je kunt boetes krijgen of problemen met de belastingdienst. En dat wil je niet. Gelukkig is het niet ingewikkeld. In dit artikel lees je precies wat er op een factuur moet staan volgens de Nederlandse wet. We houden het simpel, lekker vlot en zonder moeilijke jargon. Laten we beginnen.
Waarom is een factuur eigenlijk belangrijk?
Een factuur is veel meer dan alleen een verzoek om geld. Het is een officieel bewijs.
Een bewijs dat jij iets geleverd hebt en dat de klant jou geld schuldig is.
Zonder goede factuur kan een klant namelijk zeggen: "Ik heb nergens last van gehad." Dan sta je mooi voor spek en bonen. Daarnaast is de factuur de basis van je administratie. De belastingdienst (fiscus) wil graag zien wat je verdient en wat je aan btw (belasting over toegevoegde waarde) moet betalen.
Een correcte factuur zorgt ervoor dat je boekhouder gelukkig blijft en dat je zelf rustig slaapt. Of je nu een eenmanszaak hebt of een bv, de regels zijn in principe hetzelfde.
De verplichte onderdelen van een factuur
De wet (de Wet op de omzetbelasting) is streng. Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen om geldig te zijn. Mist er iets?
1. Jouw bedrijfsgegevens (de leverancier)
Dan is de factuur niet rechtsgeldig en dat kan vervelend zijn. Hieronder vind je de checklist met wat er echt op moet staan.
- Je naam: Gebruik de officiële naam die ook op je KvK-inschrijving staat.
- Je adres: Het postadres van je bedrijf.
- Je KvK-nummer: Het nummer van de Kamer van Koophandel.
- Je btw-identificatienummer: Dit begint meestal met 'NL' en gevolgd door 9 cijfers en een letter (bijvoorbeeld NL123456789B01).
Allereerst moet duidelijk zijn wie de factuur stuurt. Je moet de volgende gegevens van je eigen bedrijf vermelden: Tip: Zet deze gegevens standaard in de header van je factuur.
2. De gegevens van je klant
Dan hoef je het niet elke keer opnieuw te typen. Natuurlijk moet ook duidelijk zijn naar wie je de factuur stuurt.
3. Een uniek factuurnummer
Je moet de naam en het adres van de klant vermelden. Is je klant een bedrijf? Dan is het verstandig om ook het KvK-nummer en het btw-nummer van de klant te noteren. Dit is niet altijd wettelijk verplicht (behalve bij intracommunautaire leveringen, oftewel leveringen binnen de EU), maar het is wel heel handig voor je eigen administratie.
4. Datum van de factuur
Elke factuur moet een eigen nummer hebben. Dit nummer moet oplopend zijn (1, 2, 3, etc.) en mag geen nummer overslaan. Waarom?
5. Omschrijving van de prestatie
Omdat de belastingdienst hiermee kan controleren of er facturen ontbreken. Een factuur met nummer "2024-001" is dus prima, maar je mag niet twee keer hetzelfde nummer gebruiken. Kies je voor software zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact?
- Goed: "Ontwerp logo voor website X" of "Adviesgesprek van 2 uur op 15 januari".
- Beter: Vermeld de datum waarop de dienst is verricht. Dat is vaak verplicht bij diensten.
- Beste: Geef de hoeveelheid en de eenheidsprijs aan (bijv. 10 uur à € 75,00).
Dan gebeurt dit vaak automatisch. Mocht een klant niet betalen, dan kun je een incasso procedure starten voor onbetaalde facturen. Wanneer is de factuur gemaakt?
6. Bedrag exclusief btw
Dit is de factuurdatum. Deze datum is belangrijk voor de betalingstermijn en voor de btw-aangifte. Meestal zet je deze rechtsboven op de factuur.
7. Het btw-tarief en btw-bedrag
Wat lever je precies? De wet eist een duidelijke omschrijving.
- 21%: Het standaardtarief. Dit geldt voor de meeste producten en diensten (denk aan kleding, elektronica, consultancy).
- 9%: Het laagste tarief. Dit geldt voor goederen en diensten die nodig zijn voor de basisbehoeften, zoals voedsel, medicijnen, boeken en kunst.
- 0%: Sommige diensten zijn btw-vrij (bijvoorbeeld medische diensten of onderwijs). Je vermeldt dan 0% btw.
"Diensten" is te vaag. Wees specifiek. Een duidelijke omschrijving voorkomt discussie achteraf.
De klant weet precies waar hij voor betaalt. Dit is het bedrag dat je vraagt voor je werk of product, zonder de belasting. In vaktermen heet dit het netto-bedrag.
8. Totaalbedrag inclusief btw
Zorg dat dit bedrag klopt met je omschrijving. Dit is het gedeelte waar veel ondernemers fouten maken.
Je moet duidelijk laten zien hoeveel btw je rekent. In Nederland zijn er een paar tarieven: Let op: Je moet het btw-bedrag apart vermelden. Je kunt niet zeggen: "De totaalprijs is € 121,-".
9. Betalingsvoorwaarden en vervaldatum
De klant moet zien dat er € 100,- excl. btw en € 21,- btw overheen komt.
Dit is het bedrag dat de klant daadwerkelijk moet betalen. Dit is de som van je netto-bedrag plus het btw-bedrag. Dit moet een sluitend bedrag zijn.
- Betalingstermijn: Geef aan hoeveel dagen de klant de tijd heeft. Denk aan 14, 30 of 60 dagen na factuurdatum. Standaard is in Nederland vaak 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt.
- Vervaldatum: Geef de exacte datum aan waarop het geld binnen moet zijn.
- Betaalmethoden: Vermeld hoe de klant kan betalen (bijvoorbeeld via iDEAL, bankoverschrijving of creditcard).
Hoe en wanneer moet de klant betalen? De wet verplicht je niet om een specifieke termijn te noemen, maar het is wel essentieel voor je cashflow en goed debiteurenbeheer als klanten niet betalen.
Als je geen termijn noemt, geldt wettelijk gezien een termijn van 30 dagen. Maar duidelijkheid is altijd beter.
Is een handtekening verplicht?
Nee, een handtekening op een factuur is niet meer verplicht. Vroeger was dit wel zo, maar door de digitalisering is dit vervallen.
Een digitale factuur die via e-mail of een factuurprogramma wordt verstuurd, is volledig rechtsgeldig zonder handtekening. Je hoeft dus niet meer te printen, te tekenen en te scannen. Scheelt weer papier!
De Minimumrekening: een uitzondering voor kleine ondernemers
Ken je de Minimumrekening? Sinds 1 januari 2021 bestaat deze regeling.
Het is een vereenvoudigde factuur voor ondernemers die minder dan € 20.000 omzet per jaar draaien (de zogenaamde kleine ondernemers).
- Je naam en adres (geen KvK- of btw-nummer nodig!).
- Naam en adres van de klant.
- De datum van de factuur.
- Een omschrijving van de prestatie.
- Het bedrag exclusief btw.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
Als je hiervoor in aanmerking komt, hoef je niet al bovenstaande punten te volgen. Op een Minimumrekening mogen de volgende onderdelen staan: Deze factuur is geldig en je hoeft geen btw over te berekenen (je bent namelijk btw-vrijgesteld). Let wel op: zodra je boven de € 20.000 omzet komt, moet je overstappen op de normale factuur met btw.
Digitale facturen en de toekomst
We versturen steeds minder papier en meer digitaal. De overheid stimuleert dit. Een digitale factuur moet wel voldoen aan dezelfde eisen als een papieren factuur.
Het voordeel van digitale facturen via software (zoals Twinfield, Visma of een andere aanbieder) is dat de kans op fouten veel kleiner is.
De software berekent de btw automatisch en zorgt voor een opeenvolgend factuurnummer. Let wel op: een e-mail met alleen een losse PDF is prima, maar zorg dat de gegevens niet gewijzigd kunnen worden.
Een simpele Excel-factuur is minder veilig, omdat deze makkelijk te bewerken is. Gebruik daarom liever een professioneel factuurprogramma.
Veelgemaakte fouten
Om je te helpen, hier een paar valkuilen waar je in kunt schieten:
- Verkeerd btw-tarief: Een boek kopen? Dan 9% btw. Een website bouwen? Dan 21% btw. Check dit altijd dubbel.
- Ontbrekende gegevens: Een factuur zonder KvK-nummer of btw-nummer is vaak onvolledig. Zorg dat je klant weet dat je een legitiem bedrijf bent.
- Dubbele nummers: Gebruik je Excel? Pas op dat je niet per ongeluk een factuur opslaat onder dezelfde naam als een eerdere.
- Geen factuurdatum: Zonder datum is de betalingstermijn vaak onduidelijk.
Conclusie
Een goede factuur maken is niet moeilijk als je weet wat er moet staan.
Houd je aan de verplichte onderdelen: je eigen gegevens, klantgegevens, een uniek nummer, een duidelijke omschrijving, de juiste btw-tarieven en de betaalvoorwaarden. Door dit strak te organiseren, voorkom je boetes en zorg je voor een professionele uitstraling. Of je nu een schilderij verkoopt, een website bouwt of een adviesgesprek geeft: een correcte factuur is het visitekaartje van je bedrijf. Gebruik je verstand, verdiep je in de basis van je boekhouding, kies voor goede software en je administratie loopt als een trein. Succes!