Exact Online voor kleine ondernemers: wat kan het

Sophie de Vries

Expert in bedrijfsoprichting Amsterdam

Stel je voor: je bent lekker bezig met je bedrijf, je klanten blij maken en nieuwe kansen grijpen. Maar dan is er die ene berg administratie die altijd ligt te wachten.

Facturen maken, uren bijhouden, bonnetjes sorteren... het voelt soms als een noodzakelijk kwaad.

Wat als je die tijd terug kon winnen? Enter Exact Online. Dit is niet zomaar een saai boekhoudprogramma; het is een complete bedrijfsmanager in de cloud. Laten we eens kijken wat dit Nederlandse softwarekanon nu echt kan voor kleine ondernemers zoals jij.

Wat is Exact Online eigenlijk?

Exact Online is een cloud-gebaseerde oplossing van het Nederlandse softwarebedrijf Exact. In gewoon Nederlands: je logt in via je internetbrowser en je administratie is altijd en overal beschikbaar.

Geen gedoe met installaties op een vaste computer of backups die je zelf moet maken. Het is een modulair systeem. Dat betekent dat je begint met wat je nú nodig hebt en later modules toevoegt als je bedrijf groeit. Denk aan een soort Lego voor je bedrijfsvoering: je bouwt het op zoals jij het wilt.

De kern: wat kun je er allemaal mee?

Exact Online is meer dan alleen cijfers invoeren. Het is een ecosysteem dat verschillende delen van je bedrijf met elkaar verbindt.

Boekhouding die voor je werkt

Hieronder de belangrijkste functionaliteiten die voor kleine ondernemers het verschil maken. De basis van elke onderneming is een strakke boekhouding. Exact Online maakt dit een stuk minder pijnlijk.

• Facturatie: Maak in een handomdraai professionele facturen met je eigen logo en huisstijl. De software berekent automatisch de juiste BTW-tarieven en je kunt facturen direct per e-mail versturen. Bovendien koppelt het systeem betalingen automatisch aan de juiste factuur, dus je weet altijd wie betaald heeft en wie niet.
• Betalingsverwerking: Je klanten kunnen direct via iDEAL, automatische incasso of creditcard betalen via je factuur. Dat versnelt je cashflow aanzienlijk.
• Bankkoppeling: Koppel je zakelijke bankrekening en Exact Online importeert dagelijks automatisch je bankafschriften. Het systeem herkent veel transacties en matcht deze met openstaande facturen. Jij hoeft alleen nog maar de laatste controle uit te voeren.
• Rapportage: Met één klik op de knop genereer je een balans, winst- en verliesrekening of een kasstroomoverzicht. Zo heb je altijd realtime inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat.

CRM: je klantenrelaties op orde

Het is niet alleen een digitale pen en papier, het is een automatische krachtpatser. Goede klantrelaties zijn het hart van je bedrijf.

• Klantenbeheer: Bewaar alle contactgegevens, notities van gesprekken en de complete communicatiegeschiedenis op één plek. Geen gezoek meer in je e-mail inbox.
• Verkoopkansen: Volg potentiële klanten (leads) door je sales funnel. Je ziet in één oogopslag welke deals er op stapel staan en wat de verwachte omzet is.
• Offertes: Maak en verstuur offertes direct vanuit het systeem. Als de klant akkoord geeft, zet je de offerte met één klik om in een factuur.

Verkoop en voorraadbeheer

De CRM-module in Exact Online helpt je om overzicht te houden over al je contacten.

• Orders verwerken: Registreer klantorders en houd bij wat de status is.
• Voorraadbeheer: De software houdt bij hoeveel voorraad je hebt. Je krijgt automatisch meldingen als artikelen laag dreigen te raken, zodat je op tijd kunt bijbestellen.
• Prijsbeheer: Stel eenvoudig verschillende prijslijsten in voor verschillende klantgroepen of kortingsacties.

Projectmanagement voor dienstverleners

Voor ondernemers die producten verkopen, is een strakke voorraad cruciaal. Exact Online koppelt je verkoop direct aan je voorraad. Ben je een consultant, designer of bouwer? Dan draait alles om tijd en kosten.

• Projecten aanmaken: Zet een project op met een begroting en een planning.
• Tijdregistratie: Registreer uren eenvoudig via de app of desktop. De uren kunnen direct worden doorbelast aan de klant.
• Cost-to-Complete: Houd realtime bij hoeveel budget je hebt verbruikt ten opzichte van je begroting. Zo voorkom je onaangename verrassingen aan het einde van een project.

e-Commerce integratie

De projectmanagementmodule helpt je om projecten winstgevend te houden. Wil je online verkopen?

Exact Online integreert naadloos met populaire webshop platforms zoals Shopify en WooCommerce. Orders die in je webshop binnenkomen, worden automatisch verwerkt in je administratie. Je voorraad wordt bijgewerkt en de factuur wordt automatisch aangemaakt. Dit bespaart uren handmatig werk en voorkomt fouten.

Prijzen en abonnementen: wat kost het?

Exact Online werkt met een abonnementsmodel. De kosten hangen af van het aantal gebruikers en de modules die je kiest.

• Exact Online Basis: Vanaf ongeveer € 50 per maand per gebruiker. Dit is het startpunt met de essentiële boekhoudfunctionaliteiten.
• Exact Online Professional: Vanaf ongeveer € 100 per maand per gebruiker. Dit pakket bevat ook CRM, verkoop en uitgebreidere rapportagemogelijkheden.
• Exact Online Premium: Vanaf ongeveer € 150 per maand per gebruiker. Dit is het meest complete pakket met projectmanagement, urenregistratie en e-commerce integraties.

De software is schaalbaar, dus je betaalt voor wat je nodig hebt.

Hieronder een indicatie van de abonnementen voor 2024 (prijzen kunnen variëren): Let op: dit zijn indicatieve prijzen. Voor specifieke offertes en actuele tarieven kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met Exact of een van hun partners. Er zijn vaak startersacties of kortingen beschikbaar voor nieuwe klanten.

De voordelen voor jouw kleine onderneming

Waarom zou je overstappen op Exact Online? Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rij:

• Tijdswinst: Door automatisering van taken zoals facturatie en bankkoppeling bespaar je uren per week. Die tijd kun je besteden aan het laten groeien van je bedrijf.
• Foutenmarge verkleinen: Handmatige invoer leidt tot fouten. Exact Online automatiseert berekeningen en matcht transacties, wat zorgt voor een accurate administratie.
• Realtime inzicht: Je hoeft niet te wachten tot het einde van de maand voor een rapport. Je ziet je financiële positie altijd in realtime, zodat je sneller kunt bijsturen.
• Schaalbaarheid: Het systeem groeit met je mee. Start met boekhouding en voeg later CRM, projectmanagement of e-commerce toe zonder dat je hoeft te migreren naar een ander systeem.
• Cloud-voordelen: Werk vanaf kantoor, thuis of onderweg. Je bent niet gebonden aan één apparaat. Updates worden automatisch doorgevoerd, dus je werkt altijd met de nieuwste versie.
• Samenwerken: Je boekhouder of accountant krijgt eenvoudig toegang tot je administratie, waardoor samenwerken soepel verloopt.

Integraties met andere systemen

Exact Online is geen eiland. Het koppelt gemakkelijk met andere tools die je misschien al gebruikt. Denk aan:

• Banken: Automatische import vanafs bijna alle Nederlandse banken.
• Betalingsproviders: Koppelingen met iDEAL, Klarna, Afterpay en andere betaalmethoden.
• E-commerce: Shopify, WooCommerce, Magento en Bol.com.
• Andere software: Koppelingen met tools voor loonadministratie, urenregistratie of specifieke brancheprogramma’s.

Conclusie: is Exact Online iets voor jou?

Exact Online is een krachtige alles-in-één oplossing voor kleine ondernemers die professioneel willen werken zonder een team van administratieve medewerkers. Het is schaalbaar, gebruiksvriendelijk en biedt een diepgaand inzicht in je bedrijfsvoering.

Hoewel de initiële investering hoger kan zijn dan een eenvoudige boekhoudapp, betaalt zich dit terug in tijdswinst en betere financiële controle. Als je op zoek bent naar een systeem dat meegroeit met je ambities en je administratie uit handen neemt, is Exact Online zeker het overwegen waard.